petra van schaik

Dat digitaal archiveren naast handig ook noodzakelijk is voor de borging van de organisatiedossiers, dat is voor velen wel bekend. Hoe kan het dan dat we het antwoord op - nagenoeg - al onze vragen binnen 2 seconden via Google kunnen vinden en het zoeken naar organisatiedocumenten minimaal 80 uur per jaar kost?
Verloren tijd waarin je je ook had kunnen bezighouden met zaken die er écht toe doen. Hoe dit komt? Een greep uit de redenen

- Teveel plekken op documenten te bewaren
- Onoverzichtelijke structuur (teveel mappen)
- Geen uniforme naamgeving
- Onvolledigheid en dus schaduwarchieven
- Onvoldoende kennis van het afgesproken proces

Een goed digitaal archief hoeft niet via een speciaal aangekocht pakket. Het kan ook eenvoudig opgezet worden in het systeem dat jullie voorhanden hebben zoals de netwerkschijf, Sharepoint of Office 365.

Hoogste tijd om orde te scheppen in de chaos want een goed archief levert je veel op:
- Tijd: documenten snel kunnen vinden én kunnen plaatsen
- Borging: bewijskracht, controlestukken en formele documenten zijn geborgd
- Plezier: werk efficiënt en focus op datgeen waar je goed in bent
- Opslag: ICT hoeft minder data-opslag te beheren
- Geld: zet de verloren zoekuren en hersteluren om in geld